Jak wyposażyć salę biznesową?

Sala konferencyjna lub sala biznesowa może mieć różne zastosowanie; od miejsca przeznaczonego do organizacji spotkań kilku lub kilkunastu osób w firmy

Sala konferencyjna lub sala biznesowa może mieć różne zastosowanie; od miejsca przeznaczonego do organizacji spotkań kilku lub kilkunastu osób w firmy, do sali, w której dziesiątki osób zbierają się, aby wysłuchać wykładu lub wziąć udział w szkoleniu. Aby odpowiedzieć sobie na pytanie, czego tak naprawdę potrzebujemy w sali konferencyjnej, musimy najpierw zastanowić się, do czego właściwie będzie ona służyć.

            Zwykle sale konferencyjne mają pewne stałe elementy; ponieważ ludzie gromadzą się w niej na dłuższe spotkania, to każda sala biznesowa musi być wyposażona w miejsca siedzące oraz stoły/blaty. Prezentacje często wymagają podłączenia jednocześnie większej liczby laptopów oraz zabrania głosu przez wszystkich uczestników, nie tylko prowadzącego. Inne niezbędne elementy sali biznesowej to:

 

– projektor multimedialny  i ekran projekcyjny – najbardziej efektywna będzie instalacja projektora pod sufitem, a ekranu na ścianie.

 

– system nagłaśniający – w małej sali nie potrzeba więcej niż kilka głośników umiejscowionych w suficie lub ścianach – tak, aby dźwięk docierał do każdego uczestnika, siedzącego w dowolnym miejscu sali.

 

– system konferencyjny – specjalne udogodnienie służące podejmowaniu dyskusji w większym gronie (np. na zasadzie pulpitów z mikrofonami).

 

– system sterowania – np. w postaci pilota sterującego pracą projektora i nagłośnienia; w bardziej rozbudowanej wersji może to być centralny system sterowania połączony z oświetleniem, klimatyzacją itd.

 

– tablica interaktywna – awangardowe i efektowne urządzenie, które instalujemy, jeżeli chcemy podnieść prestiż naszej sali biznesowej. Umożliwia np. szybki wydruk notatek z tablicy, po to, aby rozdać je uczestnikom.

 

– wizualizer – wyobraźmy sobie sytuację, że podczas spotkania mamy do przeanalizowania jeden konkretny dokument lub np. produkt; jednym z rozwiązań byłoby przekazanie obiektu z rąk do rąk, tak, aby każdy uczestnik mógł się z nim zapoznać. Jednak efektywniejszym sposobem jest użycie wizualizera – urządzenia, które w okamgnieniu zeskanuje obraz (również trójwymiarowy) i wyświetli go na ekranie. Można pod niego podłączyć mikroskop lub pokazywać kolejne strony książki.

 

– meble umożliwiające ukrycie kabli – nie powinniśmy pozwalać na to, aby przewody plątały się na podłodze i stołach; to nieestetyczne, ale też niebezpieczne – o taki przewód łatwo zahaczyć i się przewrócić. Zadbajmy o to, aby kable były pochowane pod podłogą i zastosujmy specjalne przyłącza stołowe.

 

Organizacja konferencji to nie lada wyzwanie – szczególnie, jeżeli sala konferencyjna w firmie jest mało ergonomiczna i wyposażona w przestarzałe sprzęty. Nieważne, jak starannie przygotujemy treści merytoryczne czy materiały na spotkanie, jeżeli uczestnicy będą potykać się o kable, wytężać słuch, aby cokolwiek usłyszeć przez archaiczne nagłośnienie i tłoczyć się wokół starego, małego telewizora, aby zobaczyć wyświetlane obrazy. Na szczęście jest wiele instytucji oferujących wynajem nowoczesnych, przestronnych i estetycznych sal konferencyjnych – jak np. Grand Royal Hotel w Poznaniu, inwestując w takie miejsce, inwestujemy w sukces spotkania biznesowego.

Artykuł został przygotowany przez firmę Grand Royal Hotel

Polecane artykuły

Dodaj komentarz